การบริหารเวลา : หลักการใช้เวลาที่ดี

การบริหารเวลา : หลักการใช้เวลาที่ดี

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

                คนเราในโลกนี้มีเวลาเท่ากัน เพียงแต่คนที่ประสบความสำเร็จเขามีหลักการใช้เวลาที่แตกต่างจากคนธรรมดาโดยทั่วไป เขาถึงได้ประสบความสำเร็จในชีวิตการทำงาน ครอบครัว สังคม คุณเองก็สามารถประสบความสำเร็จได้ ถ้าหากว่าคุณมีหลักการใช้เวลาที่ดี ซึ่งในที่นี้กระผมขอยกตัวอย่างหลักการบริหารเวลาที่ดีของ อาจารย์ทินวัฒน์ มฤคพิทักษ์ มีดังนี้

                1.จัดงานตามลำดับความสำคัญก่อนหลัง (ถ้าเราจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังแล้วเราควรทำงานที่สำคัญที่สุดก่อนเป็นลำดับแรกแล้วไล่ไปยังงานที่มีความสำคัญน้อยลงไป)

                2.ให้ทำงานทีละอย่าง (การทำงานโดยเฉพาะงานที่สำคัญทีละอย่างจะทำให้คุณเกิดสมาธิในการทำงานมากกว่าการทำงานที่สำคัญทีละหลายๆอย่างพร้อมกัน)

                3.พักผ่อนโดยการเปลี่ยนงานชั่วขณะ(เมื่อเรานั่งทำงานเป็นเวลานานๆ เราก็ควรเปลี่ยนงานโดยการไปชงกาแฟ การรดน้ำต้นไม้ เป็นต้น)

                4.รู้จักมอบหมายงานให้คนอื่นช่วยทำ(งานบางอย่างไม่มีความสำคัญ เราก็ควรมอบหมายงานที่คนอื่นเขาทำได้ให้เขาไปทำ เช่น การไปจ่ายค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา การรับโทรศัพท์ การช่วยพิมพ์งาน การช่วยหาเอกสารต่างๆ ฯลฯ

                5.อย่าดินพอกหางหมู กล่าวคืออย่าเก็บงานที่ทำได้ในวันนี้แล้วเก็บไว้ทำในวันพรุ่งนี้หรือวันข้างหน้า

                6.ฝึกนิสัยให้เป็นคนตรงต่อเวลาโดยเฉพาะการนัดหมาย (ข้อนี้คนไทยโดยส่วนใหญ่มักมีปัญหา ชอบไปงานสาย จึงทำให้การประชุมบางแห่ง ถูกเลื่อนเวลาออกไป)

                7.รู้จักใช้อุปกรณ์ช่วยทำงาน(ยุคสมัยนี้เทคโนโลยีทันสมัยมากๆ การนำเอา คอมพิวเตอร์ Ipad และเทคโนโลยีอื่นๆ มาช่วยงานจะทำให้เกิดการประหยัดเวลา อีกทั้งทำให้งานมีคุณภาพมากขึ้นด้วย)

                นี่คือคำแนะนำของท่านอาจารย์ทินวัฒน์ มฤคพิทักษ์ ซึ่งกระผมขออนุญาตนำมาเขียนและเขียนรายละเอียดเพิ่มเติมให้ท่านผู้อ่านได้อ่านกัน

               

แนวความคิดในการบริหารเวลา

แนวความคิดในการบริหารเวลา

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

                ปัญหาของคนส่วนใหญ่ในเรื่องของการบริหารเวลาหรือการใช้เวลาไม่มีประสิทธิภาพก็คือ การไม่รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงาน , การเสียเวลากับการรอคอย ,  การผัดวันประกันพรุ่ง , การไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน , การขาดวินัย , การไม่ได้มีการวางแผน ฯลฯ

                ซึ่งเหตุผลต่างๆ ข้างต้นคือ สาเหตุที่ทำให้เราบริหารเวลาได้ไม่ดีพอ แล้วถามว่าเวลาสามารถบริหารได้หรือไม่ ตามความคิดเห็นของกระผม เวลาเป็นทรัพยากรที่สำคัญประเภทหนึ่ง กระผมคิดว่าเวลาก็เหมือนกับทรัพยากรอื่นๆ เช่น ที่ดิน คน เงิน สิ่งของ วัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ ฯลฯ ถ้าทรัพยากรต่างๆ เราสามารถบริหารได้ ทำไมทรัพยากรเวลา เราจะบริหารไม่ได้

                แต่ทรัพยากรด้านเวลามีความแตกต่างจากทรัพยากรโดยทั่วไปกล่าวคือ ทรัพยากรเวลา ไม่สามารถสะสมหรือทดแทนกันได้ เป็นทรัพยากรที่คนเราทุกๆคน มีอย่างเท่าเทียมกัน ไม่สามารถหยิบยืมหรือขอซื้อกัน ดังนั้นเมื่อคนเรามีเวลาเท่ากัน 24 ชั่วโมงต่อวัน แต่คนที่ประสบความสำเร็จเขามักใช้เวลาที่มีเท่าเทียมกันได้อย่างคุ้มค่ากว่าคนโดยทั่วไป

                หากว่าเรามีทรัพยากรเวลาที่มีจำกัด เราจะทำอะไร เราจะสามารถใช้ทรัพยากรเวลาให้เกิดความคุ้มค่ากับตัวเราได้มากน้อยขนาดไหน สำหรับคนเราโดยส่วนใหญ่มักจะเสียเวลาหรือเวลาถูกแบ่งไปดังนี้ เวลาทำงานประมาณ 8 ชั่วโมง เวลานอนประมาณ 8 ชั่วโมงและเวลาส่วนตัวประมาณ 8 ชั่วโมง นี่คือภาพรวมของการใช้เวลาของคนส่วนใหญ่ในโลกนี้

                หากเราต้องการเวลาทำงานมากขึ้น เราก็ควรลดเวลาในช่วงอื่นลง เช่น ท่านอาจจะต้องลดหรือเพิ่มหรือยืดหยุ่นเวลานอนและเวลาส่วนตัวลง เนื่องจากการหลับโดยเฉลี่ยแล้วคนเรานอนโดยประมาณ 8 ชั่วโมง แต่ทางการแพทย์ได้มีการวิจัยมาแล้วว่า คนเราทุกๆคนมีความต้องการหลับมากน้อยไม่เท่ากัน เพราะบางคนอาจต้องการนอนหลับมากกว่าหรือน้อยกว่า 8 ชั่วโมงก็ได้ เช่น

โทมัส เอดิสัน นักประดิษฐ์เอกของโลกตามประวัติใช้เวลานอนเพียงคืนละ 4 ชั่วโมง แต่จะหาโอกาสงีบหลับครั้งละ 5 -10 นาทีในระหว่างทำงาน บางคนก็อาจจะนอนหลับวันละ 9-10 ชั่วโมง หากว่านอน 8 ชั่วโมงแล้วยังรู้สึกง่วงซึมหรือบางคนสุขภาพแย่ร่างกายก็ต้องการนอนพักผ่อนมากกว่า 8 ชั่วโมงเป็นต้น

                ฉะนั้น หากท่านต้องการทราบว่าท่านความต้องการในการนอนของท่านต้องการนอนวันละกี่โมง ท่านคงจะต้องใช้วิธีการทดลอง ด้วยการกำหนดระยะเวลาของการนอนที่แตกต่างกันออกไปแต่ละช่วง เช่นกำหนด 5 ชั่วโมง 6 ชั่วโมง 7 ชั่วโมง 8 ชั่วโมง 9 ชั่วโมง 10 ชั่วโมง หากว่าท่านนอนเพียงแค่ 5 ชั่วโมงแล้วรู้สึกกระปรี้กระเปร่า นั้นแสดงว่าช่วงเวลานอนของท่านนอนแค่ 5 ชั่วโมงก็เพียงพอแล้ว

                ดังนั้น ขอให้คุณจงบริหารเวลา ก่อนที่เวลาจะมากำหนดชีวิตหรือบริหารตัวคุณ

การบริหารเวลากับเส้นตาย

การบริหารเวลากับเส้นตาย

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

                กฎของพาร์คินสัน คิดโดยศาสตราจารย์พาร์คินสัน มีอยู่ทั้งหมดด้วยกัน 10 ข้อ แต่ในที่นี้กระผมขอกล่าวเฉพาะข้อที่ 1 ซึ่งมีหลักการที่สามารถนำมาใช้เกี่ยวกับเรื่องการบริหารเวลาได้เป็นอย่างดี คือ “ งานย่อมยืดออกไปจนกว่าจะครบเวลาที่จะส่งงานหรือเพื่อให้งานเสร็จ”

                ดังตัวอย่างที่ศาสตราจารย์พาร์คินสันได้ยกตัวอย่างเอาไว้ดังนี้ “คนที่ยุ่งที่สุดคือคนที่มีเวลาเหลือ” ดังนั้น หญิงชราที่มีเวลาว่างอาจจะใช้เวลาทั้งวันในการเขียนจดหมายถึงหลานสาว เธออาจจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงค้นหาไปรษณียบัตร หนึ่งชั่วโมงค้นหาแว่นตา ครึ่งชั่วโมงค้นหาที่อยู่ อีกหนึ่งชั่วโมงสิบห้านาทีเป็นเวลาเขียนข้อความ และใช้เวลาอีกยี่สิบนาทีตกลงใจว่าเมื่อออกจากบ้านไปทิ้งจดหมายที่ตู้ไปรษณีย์ที่ถนนถัดไป จะนำร่มไปด้วยหรือไม่ ในความพยายามทั้งหมดนี้ ถ้าเป็นคนที่มีภาระมากเขาอาจจะใช้เวลาเพียง 3 นาทีเท่านั้น

                คนเราส่วนใหญ่เมื่อมีงานที่จะต้องทำส่งกำหนดภายในอีก 5 เดือน เรามักจะไม่ค่อยอยากที่จะทำโดยทันที แต่เราจะเอาไว้ทำตอนใกล้จะครบกำหนดการส่งมอบงาน ดังนั้น ศาสตราจารย์พาร์คินสันจึงได้ออกกฏออกมาว่า ถ้ากำหนดให้งานเสร็จหรือมอบงานให้น้อยลง คุณย่อมที่จะทำมันให้เสร็จเร็วขึ้น

                จากกฎของพาร์คินสัน หากว่าพวกเราพิจารณาก็คงเห็นว่าเป็นความจริงมากเลยทีเดียว ดังนั้นหากว่าคุณได้รับมอบหมายให้ส่งงานภายในกำหนด 5 เดือน คุณก็ควรเขียนเส้นตายให้กับตัวคุณเองว่า เราต้องทำให้เสร็จภายใน  4 เดือน หากคุณกำหนดเส้นตายให้กับตัวเอง คุณก็จะมีแรงกดดันเพื่อที่จะให้งานนั้นเสร็จได้เร็วยิ่งขึ้น

                การกำหนดเส้นตายจะช่วยให้คุณเกิดประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีและรวดเร็วขึ้น ตรงกันข้ามหากคุณไม่มีการกำหนดเส้นตายเลย คุณก็จะปล่อยให้งานนั้นบานปลายทำงานไม่เสร็จสิ้น อีกทั้งเมื่อถึงเวลาที่จะส่งมอบงาน คุณจะต้องทำงานจนหามรุ่งหามค่ำแทบจะไม่ได้หลับนอน ฉะนั้นการกำหนดเส้นตายจึงเป็นการเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานที่ดีวิธีหนึ่ง

                ดังนั้น หากว่าคุณต้องการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องกำหนดเส้นตาย อีกทั้งจงเคารพและมีวินัยในเส้นตายที่คุณกำหนด เพราะถ้าหากว่าคุณยืดหยุ่นเส้นตายออกไปเรื่อยๆ การบริหารเวลาของคุณก็จะไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล